Входящие счета и накладные попадают в учет без ручного ввода
Документы приходят по почте и в мессенджерах, система раскладывает их на поля и собирает таблицу. Спорные места уходят человеку, остальное идет в Excel или по API в вашу программу.
Это пример решения, у клиента он не внедрен. Экран рабочий, его можно открыть и пройти по шагам. Так процесс и выглядит. Данные внутри вымышленные, а подключение к вашей почте и вашим сервисам собирается отдельно, под ваш порядок работы.
§ 01 · Как это выглядит
Экран обработки документов и очередь проверки
- Поля извлекаются и получают статус на глазах
- Спорная сумма и нераспознанный ИНН выделены до того, как уйдут в учет
- Программа выгружает готовую таблицу в Excel или по API
§ 02 · Было
Бухгалтер открывает каждый скан и перебивает реквизиты в таблицу
Каждый день в компанию падают счета, накладные, акты и УПД. PDF, сканы, фотографии в почте и в мессенджерах. Бухгалтер открывает документ, находит номер, дату, контрагента, ИНН и сумму и перебивает это в таблицу. Под эту работу либо держат отдельного человека, либо ею занят бухгалтер вместо своей.
- Бухгалтер открывает документ и перебивает номер, дату, контрагента, ИНН и сумму в таблицу.
- Опечатка в сумме всплывает при закрытии месяца, и дальше ищут, где именно не сошлось.
- Часть документов теряется между почтой, мессенджером и папкой со сканами.
- Готовые сервисы распознавания просят выгрузить документы в чужое облако и берут плату за каждый.
§ 03 · Что сделали
Документ раскладывается на поля, спорное выносится отдельно, готовая строка уходит в учет.
Документ раскладывается на поля. Тип, номер, дата, контрагент, ИНН, сумма, НДС, позиции.
Каждое поле получает статус, извлечено, проверьте или ошибка.
Спорные места собираются в отдельный список. Сумма прописью не совпала с цифрами, ИНН не распознан, позиции не сошлись с итогом.
Программа складывает обработанное в одну таблицу и выгружает ее в Excel или по API.
Система разворачивается в контуре компании, документы никуда не уезжают.
§ 04 · Что изменилось
Сотрудник перестает перебивать реквизиты и начинает проверять то, что система пометила как спорное. Это другая работа. Вместо ввода остается контроль исключений. Ошибку видно до того, как строка попала в учет, а не при закрытии месяца. Документы и данные остаются внутри компании.
§ 05 · Как работает поток данных
От письма с документом до строки в таблице.
Почта, мессенджер, папка со сканами
Извлечение полей и проверка
Готовая таблица
Excel / Google Таблицы / API
- Система не проводит документ в учете и ничего не подписывает. Она готовит строку, решение остается за человеком.
- Спорное уходит на подтверждение. Порог, что считать спорным, настраивается под то, насколько дорого обходится ошибка.
- Под каждый новый тип документа нужен отдельный проход настройки. Любого документа из коробки не бывает.
- Это пример на вымышленных данных. Он показывает экран и очередь проверки, но не подключен ни к чьей почте и ни к чьим сервисам.
Покажите похожий процесс
Опишите, какие документы к вам приходят, что сотрудник делает с ними руками и куда переносит результат. Посмотрю, какую часть можно снять и есть ли в этом экономический смысл.